Konferencje firmowe są cenną okazją do zwiększenia świadomości marki, nawiązania nowych kontaktów i powiększenia bazy klientów. Planowanie konferencji firmowych wymaga dbałości o szczegóły i umiejętności doskonałego zarządzania czasem. Konferencja odbija się na firmie, która ją organizuje, dlatego ważne jest, aby dać sobie wystarczająco dużo czasu na zaplanowanie wspaniałego i efektywnego wydarzenia.
Oś czasu i budżet
Przed rozpoczęciem burzy mózgów na temat pomysłów na konferencję firmową, ważne jest, aby znać swój harmonogram i budżet. Musisz mieć wystarczająco dużo czasu nie tylko na zaplanowanie wydarzenia, ale także na jego promocję i marketing. Nie chcesz przecież, by w ostatniej chwili zabrakło Ci czasu na skompletowanie materiałów i zapomnieć o ważnych rzeczach. Wiele szczegółów dotyczących planowania, np. wybór miejsca, zależy od budżetu.
Jaki jest cel?
Przy planowaniu konferencji firmowej pomocna jest znajomość ogólnego celu, jaki przyświeca firmie w związku z tym wydarzeniem. Czy chcesz, aby Twoja firma stała się liderem w branży? Pozyskać nowych klientów? Nawiązać nowe relacje partnerskie? Ogólny cel firmy podpowie ci, jakiego rodzaju wydarzenie chcesz zorganizować.
Marketing wydarzenia
Konferencja firmowa powinna być niezapomniana, a jej temat powinien pomóc w organizacji celu. W zależności od tego, jak duża będzie twoja konferencja, możesz opracować specjalną kampanię marketingową dla konferencji z wyznaczonym hashtagiem, takim jak #MyConference2020. Reklamuj i promuj swoją konferencję firmową z dwu- lub trzymiesięcznym wyprzedzeniem, aby dać uczestnikom dużo czasu.
Zapewnienie rozrywki uczestnikom
Konferencja firmowa powinna mieć charakter informacyjny i rozrywkowy. Czy na konferencji pojawią się zaproszeni prelegenci, pokazy produktów lub sponsorzy? Czy będą jakieś zajęcia, w których uczestnicy będą mogli wziąć udział? Zastanów się, jakiego rodzaju jedzenie i napoje będziesz oferować, jeśli wydarzenie odbędzie się w porze posiłków. Chcesz, aby uczestnicy wyszli z imprezy podekscytowani i zainteresowani Twoją marką. Oferta produktowa nie jest ograniczeniem. Niektóre z najbardziej pożądanych konferencji firmowych są organizowane przez firmy, których produkty są pozornie "nudne".
Materiały promocyjne i drukowane
Materiały promocyjne i drukowane zwiększają świadomość marki i produktu oraz sprawiają, że Twoja firma pozostaje w pamięci odbiorców. Do wyboru jest wiele różnych rodzajów niestandardowych produktów, a Ty chcesz, aby Twoje się wyróżniały. Obecnie, ze względu na nieskończoną ilość opcji artykułów promocyjnych, samo kupienie długopisów czy koszulek nie sprawi, że Twoja firma będzie się wyróżniać. Chcesz, aby Twoje gadżety były czymś, czego każdy może używać na co dzień, np. małe przedmioty techniczne. Pamiętaj, że celem jest maksymalizacja ROI z produktów promocyjnych. Materiały powinny być użyteczne i istotne dla Twojej marki oraz odbiorców. W zależności od grupy odbiorców, może to być niestandardowy gadżet do torby na prezenty lub bardziej ekskluzywny upominek dla kadry kierowniczej. Materiały drukowane i promocyjne powinny być dostosowane do potrzeb klienta, co wymaga czasu na ich wydrukowanie. Nie chcesz przegapić okazji, ponieważ nie dałeś drukarni wystarczająco dużo czasu.
Planowanie wydarzeń to praca wymagająca dopracowania szczegółów, zwłaszcza na poziomie korporacyjnym. Planowanie konferencji korporacyjnych zaczyna się na wiele miesięcy przed datą wydarzenia. Istnieje wiele różnych aspektów planowania konferencji firmowych, od planowania budżetu i marketingu po decyzje dotyczące materiałów promocyjnych, które chcesz rozdać uczestnikom. Udana konferencja firmowa buduje markę, zwiększa sprzedaż produktów i tworzy nowe relacje biznesowe. Jeśli szukasz pomocy w przygotowaniu konferencji, firma Ironmark jest tutaj, aby Ci pomóc. Skontaktuj się z naszym zespołem już dziś, aby uzyskać pomoc w zakresie materiałów drukowanych i promocyjnych i rozpocząć przygotowania do wielkiego dnia.
